Mobility-Online: Digitalisierung im International Office

Das Kerngeschäft des International Office ist neben der Internationalisierung des Hochschulstandorts die Administration von Studierenden- und Personalmobilität. Bei der Verwaltung dieser Mobilitäten hilft seit 2019 die Mobilitätssoftware Mobility-Online von SOP. Mittlerweile werden die meisten Mobilitätsprogramme wie Erasmus+, das Marshall Plan Scholarship oder auch Kurzzeitmobilitäten über diese Software abgewickelt. Ziel ist es, zukünftig alle Mobilitätsflüsse sowohl auf Outgoing- als auch Incoming Seite über Mobility-Online zu verwalten und so auch alle mobilen Personen zu registrieren.

Diese Digitalisierung der Mobilitätsprogramme ist Teil des sogenannten Aktionsplans für digitale Bildung, eine Initiative der Europäischen Kommission zur Entwicklung eines leistungsfähigen digitalen Bildungsökosystems. Schritt für Schritt sind Hochschulen nun dazu aufgefordert ihre Prozesse zu digitalisieren. Daten wie beispielsweise das Learning Agreement oder auch das Transcript of Records werden mittels des neu generierten Erasmus without paper Netzwerks (EWP) digital ausgetauscht. Um an das EWP- Netzwerk angebunden zu sein, braucht es im Fall der Fachhochschule Technikum Wien unter anderem auch Mobility-Online.

Die Software hilft, bestehende Prozesse zu automatisieren und dank der Datenverarbeitung durch die Bewerber*innen selbst auch Zeit zu sparen. Das System ist individuell anpassbar, es können beispielsweise Bewerbungsformulare und Workflowschritte frei definiert werden und Schnittstellen zu internen Systemen wie dem FAS konfiguriert werden. Die Workflows unterstützen die Bewerber*innen während des gesamten Bewerbungsprozess und des darauffolgenden Auslandsaufenthalts. Sämtliche Aufgaben, die auf Bewerber*innenseite zu erfüllen sind, werden in einer übersichtlichen To-Do-Liste dargestellt und können direkt in Mobility-Online erledigt werden (z.B. Daten vervollständigen, Unterlagen hochladen, Dokumente ausdrucken, etc.). Dies ermöglicht den Anwender*innen, den Überblick über den aktuellen Stand ihrer Bewerbung sowie über bevorstehende Fristen zu behalten. Auf International Office-Seite gestattet Mobility-Online eine flexible Gestaltung der Arbeitsabläufe mittels der Erstellung einer individuellen Pipeline. So wird der Überblick bewahrt, welche Aufgaben noch von den Bewerber*innen und welche vom International Office erledigt werden müssen. Zusätzlich ist die Aussendung von Massenemails direkt aus dem System eine sehr hilfreiche Funktion.

Weitere große Themen der Software sind die Partner- und die Finanzverwaltung. Das gesamte Vertragsmanagement inklusive digitalem Austausch auf europäischer Ebene findet über Mobility-Online statt. Die Partnerinstitutionen sowie die Austauschmöglichkeiten sind durch ein individuell anpassbares Portal ersichtlich. Hinsichtlich der Finanzverwaltung gibt es einen automatisierten Prozess, der die Stipendiensätze sowie die Anweisung zur Auszahlung von Mobility- Online ins FAS überträgt.

Einerseits ist diese Software sehr vielseitig, da sie individuell and die Bedürfnisse der Hochschule und an die zu verwaltende Programme anpassbar ist, andererseits stellt sie das International Office auch in der Implementierung so mancher Prozesse wieder vor neue Herausforderungen, da die Software eine chronologische Logik verfolgt und Arbeitsschritte an diese angepasst werden müssen.